Cosas que necesitas para iniciar un negocio de planificación de eventos
Escrito por David Ingram | Traducido por Juan Ignacio Ceviño
Los planificadores de eventos trabajan con un rango de clientes.
Los organizadores de eventos asisten a una gama de clientes mediante la planificación, organización y en general facilitando eventos de mediano y gran tamaño. Los eventos pueden ir desde bodas hasta reuniones corporativas, a grandes reuniones familiares. Los organizadores de eventos a menudo tienen la tarea de proporcionar alojamiento durante el viaje y el alojamiento para los huéspedes, además de coordinar el evento en sí. Una empresa de planificación de eventos puede ser muy rentable, y los gastos de puesta en marcha pueden ser sorprendentemente bajos.
Necesidades legales
Al igual que con la mayoría de los negocios, tendrás que registrar tu nombre comercial en tu estado y obtener todas las licencias comerciales necesarias a nivel estatal y local. Si no vas a contratar a nadie, el seguro de compensación para trabajadores es un deber. El seguro de responsabilidad civil general es vital también, porque tú y tu personal serán responsables de la creación de espacios físicos en los eventos.
Certificaciones
Una serie de organizaciones otorgan certificaciones oficiales para los organizadores de eventos. La obtención de una o dos certificaciones puede permitir que te asegures una reputación de seriedad y profesionalidad en la fase de puesta en marcha y el mantenimiento de tu certificación actual puede ayudarte a conservar tu credibilidad profesional. La Sociedad Internacional de Eventos Especiales otorga la designación del Certificado Especial de Eventos Profesionales y el Connected Internacional Meeting Association otorga la designación del Certificado Globar de Planificador de Reuniones Profesioanles, por nombrar unos pocos.
Necesidades de mercadeo
Pon a un lado un presupuesto razonable para los gastos de comercialización inicial. Compra anuncios en las publicaciones pertinentes, incluidas las revistas de novias, revistas de viajes corporativos y revistas para padres. Imprime tarjetas de visita y folletos destacando tus servicios. Invierte en los anuncios premium en los directorios telefónicos y en otros recursos para buscar.
Sociedad
Establece una sociedad con proveedores de servicios claves antes de servir a tus clientes en primer lugar. Ponte en contacto con los proveedores de viajes, empresas de catering, cadenas de hoteles y centros de eventos, y discute alianzas a largo plazo. A cambio de tu frecuente negocio, los proveedores de servicios pueden estar dispuestos a ofrecer descuentos de precios considerables, lo que te permite mantener tus costos bajos y maximizar los beneficios.
Personal
Mantén tu negocio de planificación de eventos en las primeras etapas. Considera la posibilidad de emplear a otro diseñador/coordinador de eventos, un asistente administrativo y ayuda para el mercadeo, como mínimo. Trata de externalizar tantas funciones no esenciales como sea posible, y asume funciones adicionales al principio. Como propietario del negocio, considera el manejo de tareas de contabilidad, preparación de impuestos, la contratación y otras actividades administrativas hasta que el negocio sea consistentemente rentable.
Fondos iniciales
Necesitarás financiación inicial suficiente para pagar los gastos de al menos tres meses de gastos generales, incluyendo alquiler, servicios públicos y salarios. Lo mejor sería tener suficiente dinero disponible para pagar el primer evento, aunque podrías considerar cobrar el pago por adelantado para el primer evento para cubrir los gastos o tratar de negociar acuerdos especiales con proveedores de servicios de pago después de que tu cliente te haya pagado.
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